Tu información merece el mismo cuidado que tu salud

Código RP-PP04-F04 · Versión 01 · Fecha de emisión: 27-10-2013 · Centro Odontológico y Pediátrico SANTE S.A.S.

Objeto y marco normativo

En primer término, el Centro Odontológico y Pediátrico SANTE S.A.S. pone de presente que la elaboración del presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de los datos personales.

En esa medida, la recolección y tratamiento de los datos personales está sujeta a las normas vigentes en la República de Colombia sobre protección de datos personales, las cuales constituyen el marco regulatorio sobre el cual SANTE S.A.S. realiza sus procesos y adelanta sus actividades.

Obligaciones del receptor de la información

El receptor debe mantener reserva sobre la información que legalmente amerite este trato, que le sea suministrada para el desarrollo o con objeto del contrato. En caso de ser receptor de información personal de los pacientes de SANTE S.A.S., informará a SANTE S.A.S. el detalle del tratamiento que se le da de acuerdo con las políticas y procedimientos que tenga establecidos para el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, bajo el entendido de que SANTE S.A.S. podrá realizar auditorías periódicas en las instalaciones y sobre archivos y documentos del receptor con el objeto de verificar el cumplimiento de la normatividad.

El receptor de la información se obliga a que, en caso de recibir información personal acerca de SANTE S.A.S., sus pacientes, sus directivas, sus empleados y los familiares de cualquiera de ellos, mantendrá dicha información bajo especiales condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y la utilizará con el único objeto de dar cumplimiento al objeto del contrato o convenio con SANTE S.A.S., haciéndose responsable exclusivo por cualquier violación a las normas legales vigentes en la materia y excluyendo a SANTE S.A.S. de cualquier responsabilidad por esta circunstancia, bajo el entendido de que en esta materia SANTE S.A.S. se considera un tercero de buena fe exenta de culpa respecto de las actuaciones del contratista.

En relación con la información confidencial, y en especial en lo referente a todos los elementos que contengan información relativa a datos personales, el receptor cumplirá con las siguientes obligaciones:

1. Tomar todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de la información, las cuales, en ningún caso, serán menores de aquellas tomadas para mantener sus propios asuntos y negocios importantes en reserva, así como las establecidas por SANTE S.A.S. en el manejo de su información.
2. No revelar ni usar la información confidencial.

Si se le exigiere al receptor de la información o a su representante revelar la información confidencial mediante una orden judicial, requerimiento administrativo u otro mecanismo similar, el receptor deberá: (i) notificar a SANTE S.A.S. de tal solicitud o requerimiento de manera inmediata y con anterioridad a la divulgación, de tal forma que SANTE S.A.S. pueda adelantar la acción judicial o administrativa tendiente a la protección de la información confidencial; y (ii) cooperar en caso de que se presente una apelación o acción para la protección de la información confidencial. En cualquier caso, el receptor de la información únicamente revelará la información confidencial exacta o la porción de la misma específicamente solicitada.

El receptor de la información asume la responsabilidad por la pérdida o hurto de la información de contenido confidencial que reciba por parte de SANTE S.A.S. o de cualquier otra persona.

Terminación y devolución de la información

El incumplimiento de las obligaciones aquí establecidas será causal de terminación del contrato o convenio. En caso de terminación por cualquier causa, el receptor de la información deberá devolver o, en su defecto, destruir la totalidad de la información confidencial en un plazo no mayor a 15 días hábiles. En caso de incumplimiento de esta obligación de confidencialidad, el receptor deberá responder por todos los daños y perjuicios que se causen a SANTE S.A.S., así como a los titulares de la información y sus causahabientes.

Auditorías

Con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad de la información, y en particular la observancia de las leyes que protegen la información personal, SANTE S.A.S. podrá, a su discreción, realizar inspecciones a los sistemas e instalaciones del contratista, así como solicitarle toda la documentación que resulte pertinente para este propósito. El receptor de la información se obliga a mantener reserva sobre la misma y, en caso de ser receptor de información personal de los pacientes de SANTE S.A.S., acepta que mantiene políticas y procesos de protección de la información personal consistentes con los requerimientos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o las normas que la modifiquen, deroguen o reglamenten.

Centro Odontológico y Pediátrico SANTE S.A.S. (SOS KIDS & FAMILY) · Consultoría Moore Stephens · Junio de 2015

Introducción

Este documento entrega los documentos acordados para la etapa de diseño del cumplimiento normativo en materia de protección de datos personales, en el marco de la consultoría adelantada con el Centro Odontológico y Pediátrico SANTE S.A.S. (SOS KIDS & FAMILY). Incluye el "disclaimer" para la captura, almacenamiento, uso, transferencia y acceso a la información según cada proceso; las autorizaciones por parte de los titulares de la información; y las cláusulas estándar para incorporar en los contratos con proveedores, terceros y empleados.

1. Disclaimer — Aviso de privacidad

Aviso página web. Este aviso se publica en la página principal del Centro Odontológico y Pediátrico junto al copyright o aviso legal. En su primera publicación se despliega como ventana separada durante un periodo aproximado de 15 días, de tal forma que todo visitante esté informado de su existencia; lo mismo ocurre cada vez que el aviso sea modificado, identificando la fecha de publicación.

Uso de la información personal. Como parte de la prestación de los servicios (odontopediatría, ortodoncia, pediatría, terapia ocupacional, fonoaudiología y psicología), así como de las actividades destinadas a mantener las adecuadas condiciones de seguridad y atención de los menores y sus familias, se requiere la entrega de datos como nombre, dirección, edad, información de contacto (teléfono y correo electrónico) e información específica relativa a antecedentes familiares de salud y a la salud física y psicológica de los menores, entre otra información relevante para el ejercicio de las actividades propias del Centro.

Finalidades del tratamiento de la información. La información recopilada de los menores, sus padres y sus acudientes será incorporada en la base de datos del Centro con el fin de:

1. Llevar controles de asistencia a las instalaciones del Centro.
2. Enviar información sobre actividades desarrolladas por el Centro Odontológico y Pediátrico SANTE S.A.S. (SOS KIDS & FAMILY).
3. Realizar contactos para informar sobre el proceso de inscripción y pagos a los diferentes cursos.
4. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos que lo requieran, tales como el Ministerio de Salud y Protección Social, así como a las autoridades judiciales competentes.
5. Compartirla con centros odontológicos y pediátricos en Colombia o en el exterior que así lo requieran, con el fin de adelantar procesos de convenios o garantizar la participación de los inscritos en diferentes eventos organizados por esas instituciones.
6. Compartirla con centros odontológicos y pediátricos de Colombia o el exterior con el fin de permitir a los estudiantes la participación en diferentes eventos deportivos.
7. Compartirla con terceros que colaboran con el Centro y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información, tales como empresas de seguridad, instituciones de salud y entidades que ayudan al Centro en la evaluación de los inscritos y sus familiares, así como en caso de que la información sea requerida por entidades que realizan los pagos de los servicios a nombre de los pacientes. En todo caso, esas entidades estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeto el Centro, con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.

Seguridad, filmaciones y comunicaciones. El Centro vela por la seguridad de los menores y sus familias dentro de sus instalaciones. Por tal motivo, dentro de sus políticas de calidad, seguridad y monitoreo de actividades, realiza grabaciones de audio y video en los consultorios y sitios comunes de la IPS con el fin de evaluar la eficiencia de los servicios prestados por parte de las personas que componen su nómina de profesionales y asistentes. Estas grabaciones tendrán una duración en los archivos del Centro de máximo 15 días, para posteriormente ser objeto de borrado o destrucción.

Adicionalmente, el Centro podrá poner a disposición de los padres diferentes medios de comunicación con el objetivo de mantener una adecuada interacción entre las familias, dentro de las que se incluyen redes sociales directamente administradas por el Centro. El Centro no alienta ni desaconseja el uso de redes sociales para el envío y recepción de comunicaciones entre los inscritos y sus familias diferentes a las directamente proveídas y administradas por el Centro, y no se hace responsable por el uso o manejo de las mismas.

Como parte de su estrategia de comunicación, el Centro tiene a disposición la página web www.soskids.com.co y diversas publicaciones en Facebook e Instagram, en las que podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los inscritos o sus familias. En esa medida, el Centro se compromete a revisar cuidadosamente la información de tal forma que de ninguna manera se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de las personas que podrán aparecer en las publicaciones.

La entrega de información por parte de los titulares no trasmite al Centro la propiedad intelectual ni los derechos morales sobre la misma; estos siguen siendo del titular. Si se incluye cualquier tipo de información personal correspondiente a terceros, se deberá contar con todas las autorizaciones por parte de sus titulares, de tal manera que el Centro no se hará responsable por ninguno de los contenidos que le sean entregados, aunque sí se reserva los derechos para publicarlos o eliminarlos de acuerdo con sus políticas de privacidad.

Tratamiento. La información personal no será utilizada ni tratada con propósitos diferentes a los aquí manifestados. El Centro podrá llevar a cabo el tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia, los cuales podrán estar ubicados en Colombia o en otros países.

Datos de menores. De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, el Centro respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho a la libertad de expresión, al libre desarrollo de la personalidad y a la información. El tratamiento de los datos de los menores se realiza cumpliendo los siguientes parámetros: a) respeto por el interés superior de los niños y niñas; b) respeto de sus derechos fundamentales. El Centro se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades las situaciones que, en su concepto, puedan poner en peligro la integridad de un menor de edad.

Datos sensibles. Esta información se incluye en una categoría especial por estar relacionada con datos médicos de carácter confidencial, información sobre raza u origen étnico, creencias religiosas, ideología política, sexualidad, y condiciones de desplazamiento o calamidad. El Centro es respetuoso y apoya las diferencias a partir de las cuales los menores se desarrollan, y en caso de requerirse este tipo de información para el adecuado desarrollo de los programas adelantados o administrados por el Centro, se otorga la autorización correspondiente para su tratamiento en las condiciones establecidas para su manejo. El Centro acepta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre los datos de los pacientes; sin embargo, dichas respuestas no podrán ser omitidas cuando los datos que se están requiriendo vayan a ser utilizados en el bienestar del menor y la búsqueda de la mejor manera de ayudarlo en su proceso.

Terceros y la información personal. Para la adecuada prestación de sus servicios, el Centro acudirá en ocasiones a personas naturales o jurídicas para que, con su colaboración, se puedan realizar adecuadamente todas las labores y prestar el mejor servicio a los inscritos y sus familias. En tal caso, el Centro se compromete a que: 1) toda información que se entregue a un tercero estará precedida de un acuerdo en el que consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos, similares a las establecidas por el Centro en sus procesos; 2) la información sólo será utilizada para el cumplimiento de las finalidades establecidas en estas políticas; 3) el tercero sólo recibirá la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones. Existen otros terceros —autoridades de tipo histórico, estadístico, judicial o administrativo— con los que el Centro, con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos legales, deberá compartir cierto tipo de información de los menores o sus familias, para el cumplimiento de sus funciones.

Derechos de los titulares y su ejercicio. De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular la Constitución Política y la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales, sus representantes legales o sus causahabientes tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informados por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para el ejercicio de estos derechos se podrá contactar al Centro Odontológico y Pediátrico a través de comunicación escrita dirigida a la Calle 128 N.º 72-80 L1, Barrio Calatrava, Bogotá.

Información de terceros. La entrega, cesión, divulgación o uso de información personal de terceras personas al Centro requiere ser autorizada por el titular de los datos. En caso de estar entregando la información a nombre de un tercero, quien hace la entrega manifiesta contar con todas las autorizaciones pertinentes de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, y que las finalidades para las que se entrega han sido plenamente conocidas y aceptadas por el titular; en ese sentido, el Centro se libera de cualquier responsabilidad por el uso que dé a los datos conforme a las finalidades para las cuales se le hizo la entrega de la información.

Veracidad y cambios en la información suministrada. La información compartida con el Centro debe ser completa, actual y veraz, siendo entera responsabilidad de quien la otorga cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad. Toda modificación en la información suministrada deberá ser notificada al Centro dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al hecho que la origine, a través del canal dispuesto para el efecto.

Modificaciones a las políticas. El Centro se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento, para lo cual publicará un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas que constituyan justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares o sus representantes podrán solicitar al Centro el retiro de su información; sin embargo, no podrá solicitarse dicho retiro mientras se mantenga vigente algún vínculo con el Centro.

Ley y jurisdicción. Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales y de la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección de datos personales establecidas en la República de Colombia, y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

Aviso de ingreso a las instalaciones

Las cámaras de video ubicadas en las instalaciones del Centro capturan imágenes que son almacenadas por cortos periodos de tiempo. A través de estas se capturan datos personales, como las imágenes o siluetas de los titulares de la información, por lo cual se informa acerca del tratamiento efectuado mediante avisos publicados en las porterías de ingreso vehicular y peatonal, con el siguiente contenido:

1. Al ingresar a estas instalaciones, el Centro Odontológico y Pediátrico SANTE S.A.S. (SOS KIDS & FAMILY), directamente o a través de empresas especialmente contratadas para el efecto, podrá requerir datos personales tales como nombre, identificación, firma y datos de contacto (correo electrónico, dirección física y teléfono).
2. Los datos recopilados al ingresar a las instalaciones tienen como finalidad identificar a las personas que se encuentran en ellas y adelantar el registro de los ingresos y salidas de los visitantes.
3. La información será almacenada en las bases de datos del Centro o de la compañía especialmente designada para el efecto, por un periodo a partir de la fecha de su registro.
4. La información será considerada de carácter confidencial y utilizada bajo plena privacidad; no será transferida ni compartida con terceros, salvo en los casos en que resulte necesario para cumplir con una orden judicial o de autoridad competente.
5. En caso de que necesite revocar su consentimiento, así como acceder o rectificar los datos personales que ha proporcionado, podrá hacerlo de forma escrita a la Calle 128 N.º 72-80 L1, Barrio Calatrava, Bogotá.
6. Esta política se rige por las disposiciones legales vigentes para la protección de datos personales en Colombia, y cualquier controversia sobre el particular será resuelta por las autoridades competentes establecidas en Colombia.
7. Si, luego de leer y entender el presente aviso, la persona ingresa a las instalaciones del Centro, se entiende que ha dado su aceptación a la recolección y tratamiento de sus datos personales en la forma aquí indicada.

2. Autorizaciones

La autorización o consentimiento por parte del titular de los datos personales a ser tratados es un elemento fundamental para el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. A continuación se describen las autorizaciones que el Centro obtiene en el desarrollo de sus actividades.

Agendar a servicios. Esta autorización se obtiene durante el proceso de solicitud de un servicio, y es válida por el tiempo que el paciente permanezca vinculado al Centro y los años posteriores de acuerdo con la normatividad vigente; para pacientes nuevos se obtiene una sola vez y se conserva de forma indefinida en la historia clínica del paciente, pudiendo ser requerida por los titulares de la información o las autoridades competentes.

Autorización para la administración de la información (modelo). A través de este documento, el Centro informa a los padres, acudientes y titulares que sus datos y los de los menores de edad serán incorporados a la base de datos del Centro con las siguientes finalidades: llevar un control de asistencia a las instalaciones; enviar información sobre las actividades desarrolladas por el Centro; realizar contacto con fines informativos sobre los servicios o el proceso de pago; dar cumplimiento a las obligaciones legales de información frente a entes administrativos como el Ministerio de Salud y Protección Social; y compartirla con otros centros odontológicos y pediátricos en Colombia o el exterior que así lo requieran, con el fin de adelantar procesos de convenios o garantizar la participación de los pacientes en diferentes eventos organizados por esas IPS.

El Centro realiza el tratamiento de datos personales de los menores cumpliendo los parámetros de respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y respeto de sus derechos fundamentales, reservándose la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades cualquier situación que, en su concepto, pueda poner en peligro la integridad de un menor de edad.

El manejo de los datos personales se hará de acuerdo con las normas vigentes en Colombia y será mantenido por el Centro conforme a la regulación pertinente en materia de salud. Los titulares podrán acceder, rectificar y cancelar sus datos personales, así como revocar el consentimiento otorgado cuando ya no sean necesarios, mediante comunicación escrita dirigida a la Calle 128 N.º 72-80, Barrio Calatrava, Bogotá. El Centro se compromete a guardar estricta confidencialidad de los datos personales y a mantener las medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas que permitan protegerlos contra cualquier daño, pérdida, alteración, acceso o tratamiento no autorizado.

Los datos personales de los pacientes y de los menores pueden ser tratados por personas distintas al Centro; en ese sentido, la información puede ser compartida principalmente con entidades administrativas competentes, autoridades judiciales que así lo soliciten, y terceros que requieran la información para realizar actividades en nombre del Centro, tales como IPS, cajas de compensación familiar y colegios. Como parte de sus políticas de calidad, seguridad y monitoreo, el Centro realiza grabaciones de audio y video en consultorios y sitios comunes, con una duración máxima de 15 días en sus archivos antes de ser borradas o destruidas. Como estrategia de comunicación con los padres, el Centro hace uso de tecnologías de la información para la remisión de comunicaciones, sin hacerse responsable por el uso o manejo de redes sociales que no sean directamente proveídas por el Centro.

Solicitud de certificaciones. Cuando los pacientes solicitan certificados de los servicios realizados, se requiere la autorización de los padres (en el caso de menores de edad) en cuanto al destino de la información y a quién la recogerá en el Centro, dado que puede tratarse de información sensible relacionada con datos de edad y comportamientos disciplinarios. Estas certificaciones se emiten en sentido positivo, para no afectar el buen nombre del niño o niña ni incurrir en posible violación de derechos fundamentales. Se recomienda validar la identidad del solicitante y su relación con el menor; si un tercero es quien recoge la certificación, debe presentar el poder otorgado por el padre para tal fin, dado que se trata de información personal sensible. Esta autorización se conserva de forma indefinida en la carpeta del niño o niña, ya que puede ser requerida por los titulares de la información o por las autoridades competentes, y es deseable que sea firmada por ambos padres, sin limitación a uno de ellos. El modelo de solicitud dirigido al Centro incluye los datos del solicitante, el nombre e identificación de la persona sobre la que se solicita la certificación, el destino de la misma y, cuando aplique, la autorización expresa para que la certificación sea entregada a un tercero identificado, quien asume la responsabilidad por cualquier pérdida o filtración del contenido de la certificación una vez sea entregada.

Autorización para tratamiento de información de pre-empleo. Esta autorización se entrega junto con la hoja de vida, ya sea en físico, por correo electrónico o a través de los formatos predefinidos por el Centro; si el proceso se realiza a través de la página web, basta con que el candidato indique la palabra "Acepto" al momento de enviar su hoja de vida. Esta autorización se conserva en la carpeta del candidato durante el tiempo que se establezca según la política del Centro, en caso de no ser contratado.

Al entregar su hoja de vida y demás datos personales al Centro, ya sea de forma directa o a través de los canales dispuestos para el efecto, el candidato es consciente de que está brindando información de carácter personal, que puede llegar a incluir datos de carácter privado y sensible. Los datos entregados podrán ser usados por el Centro, sus afiliadas o terceros, con el fin de: a) verificar la información entregada con diferentes fuentes, sean estas públicas o privadas; b) analizar cuál es la posición u oportunidad laboral que mejor se ajusta al perfil del candidato; c) contactarlo directamente o por parte de los proveedores del Centro; y d) compartirla con otras entidades o personas que pudieran estar interesadas en su hoja de vida.

De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular la Constitución Política y la Ley 1581 de 2012, el candidato tiene derecho a verificar, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de cualquier información personal proveída al Centro en su hoja de vida, para lo cual podrá contactar al área de Talento Humano en la Calle 128 N.º 72-80, Barrio Calatrava, Bogotá. La información será conservada en la base de datos del Centro por el periodo que se defina como objeto de tratamiento, contado a partir de su recepción por la entidad, en caso de no ser contratado.

3. Cláusulas estándar en contratos o convenios con terceros

A continuación se detallan las cláusulas que, luego de efectuado el estudio de la situación del Centro en materia de protección de datos personales, deberían incorporarse en sus principales contratos o convenios, diferenciadas según su interrelación y dependencia: proveedores de servicios o terceros involucrados en la prestación de servicios de salud o complementarios; instituciones educativas con las cuales se comparte información de estudiantes y padres de familia; y empleados con contrato a término fijo o indefinido.

a) Contratos o convenios con terceros que manejan información de niños, niñas o padres de familia (certificados médicos, refuerzos académicos solicitados por entidades educativas, entre otros). Se recomienda incluir dentro de las obligaciones del tercero una cláusula de reserva sobre la información, en los mismos términos descritos en la Cláusula de Protección de Datos para Proveedores o Terceros: confidencialidad de la información, prohibición de revelarla o usarla sin autorización, causal de terminación del contrato por incumplimiento, devolución o destrucción de la información confidencial dentro de los 15 días hábiles siguientes a la terminación, y una cláusula de auditoría a contratistas que permita al Centro realizar inspecciones a los sistemas e instalaciones del contratista y solicitar la documentación pertinente.

b) IPS receptoras de información (centros infantiles, cajas de compensación familiar, entre otros) con las cuales se comparte información de niños, niñas y padres de familia. El receptor se obliga a mantener reserva sobre la misma y acepta que mantiene políticas y procesos de protección de la información personal consistentes con los requerimientos de la Ley 1581 de 2012 o las normas que la modifiquen, deroguen o reglamenten. Se obliga, además, a mantener dicha información bajo especiales condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, utilizándola únicamente para el objeto por el cual fue recibida, haciéndose responsable exclusivo por cualquier violación a las normas legales vigentes y excluyendo al Centro de cualquier responsabilidad, bajo el entendido de que en esta materia el Centro se considera un tercero de buena fe exenta de culpa respecto de las actuaciones del receptor.

c) Contrato individual de trabajo a término fijo. Causal para terminar el contrato: es justa causa para dar por terminado el contrato, en cualquier momento, por parte del Centro, las enumeradas en el Decreto 2351 de 1965 y demás normas complementarias y concordantes, así como las que se mencionen en los reglamentos del empleador, incluyendo cualquier violación a la confidencialidad de la información.

Cláusula de confidencialidad: el empleado se compromete a que en ningún momento, de ninguna manera, directa o indirectamente, divulgará o comunicará a ninguna persona natural o jurídica información relacionada con las actividades u operaciones del Centro, de sus clientes, proveedores o socios de negocios, a menos que resulte imperativo para el desarrollo del objeto del contrato. Se abstendrá de revelar, en detrimento de los intereses del Centro, información confidencial, secreta o no pública que llegue a su conocimiento en el desempeño de sus funciones o por fuera de ellas. Los documentos, datos e información de todo tipo que maneja el Centro —incluidos, sin limitarse a, secretos industriales, patentes e inventos, know-how y software desarrollado o licenciado por el Centro— se consideran material clasificado, y en consecuencia el empleado tiene la obligación de guardar la confidencialidad a la que se ha comprometido en todo momento, aún después de terminado el contrato de trabajo. El empleado se compromete además a no transmitir, divulgar, trasladar, alterar, suprimir o borrar información confidencial del Centro sin autorización previa, expresa y escrita, ni a volverla inaccesible o inalterable por ningún método. El incumplimiento de las obligaciones de esta cláusula se considera incumplimiento grave del contrato, pudiendo el Centro terminarlo en forma anticipada, sin perjuicio de las reclamaciones a que tenga derecho por los perjuicios causados.

Equipos y software: el empleado puede utilizar equipos de cómputo, portátiles o de escritorio con software instalado por el Centro, según inventario realizado al momento de la entrega del equipo o de la instalación de nuevo software. El equipo es de propiedad del Centro, que prohíbe expresamente al empleado instalar software por su cuenta sin autorización escrita y previa verificación de las licencias respectivas; el empleado será el único responsable frente al titular de los derechos del software que instale por su propia iniciativa sin dicha autorización. La cuenta de correo electrónico asignada al empleado es una herramienta de trabajo de uso exclusivamente laboral, por lo que la información que circule por ese medio será material clasificado de propiedad del Centro; el empleado acepta que el Centro revisará su cuenta de correo y los archivos del equipo asignado de manera periódica.

Protección de información personal: el empleado autoriza al Centro y a quienes este autorice a recopilar y verificar su información personal con diversas fuentes, incluido el propio empleado, así como a administrarla, conservarla y compartirla con terceros y proveedores o contratistas, aún después de terminada la relación laboral, con el fin de permitir al Centro un adecuado conocimiento de quiénes son sus funcionarios y administrar adecuadamente su nómina.

Trabajo o acceso remoto: las partes podrán convenir la ejecución del contrato de forma remota; para tal efecto, el empleador informará al empleado sobre las restricciones de uso de equipos y programas informáticos, la legislación vigente en materia de protección de datos personales, propiedad intelectual y seguridad de la información, así como las sanciones que puede acarrear su incumplimiento.