1. Objeto

La presente política tiene como finalidad establecer los lineamientos, criterios, principios y procedimientos adoptados por S.O.S KIDS & FAMILY IPS para el tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades.

Su objetivo principal es garantizar la protección de los derechos de los titulares de la información, así como asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en materia de protección de datos personales, promoviendo una cultura institucional basada en la seguridad, confidencialidad y uso responsable de la información.

2. Alcance

Esta política aplica a todos los procesos institucionales que impliquen la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales, tanto en el ámbito asistencial como administrativo.

Es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y terceros que tengan acceso a la información, quienes deberán garantizar el adecuado manejo de los datos en cumplimiento de esta política.

3. Principios del tratamiento

• Legalidad: El tratamiento de los datos se realizará conforme a la normativa vigente.
• Finalidad: Los datos serán utilizados únicamente para fines legítimos previamente informados.
• Libertad: El tratamiento se realizará con autorización del titular.
• Veracidad: La información debe ser completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: Se garantiza el acceso del titular a su información.
• Seguridad: Se adoptan medidas para proteger la información.
• Confidencialidad: La información será manejada de forma reservada.

Estos principios orientan todas las acciones relacionadas con el tratamiento de la información dentro de la institución.

4. Finalidades del tratamiento

El tratamiento de la información tiene como finalidad principal garantizar la prestación integral de servicios de salud, así como el desarrollo de actividades complementarias que permitan una atención eficiente, segura y de calidad.

• Gestión de citas médicas y servicios de salud.
• Atención clínica y seguimiento de pacientes.
• Procesos administrativos y facturación.
• Programas de promoción y prevención.
• Comunicación institucional con usuarios.
• Cumplimiento de obligaciones legales.

Adicionalmente, la información podrá ser utilizada para mejorar la calidad del servicio y fortalecer la experiencia del usuario.

5. Tratamiento de la información

La IPS podrá realizar operaciones como recolección, almacenamiento, organización, uso, consulta, actualización y eliminación de datos personales.

Estas actividades se realizarán bajo condiciones estrictas de seguridad, garantizando la protección de la información frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración.

6. Autorización

La recolección y tratamiento de datos personales se realizará previa autorización del titular, la cual será informada, expresa y verificable.

Esta autorización podrá ser obtenida mediante medios físicos, digitales o electrónicos, garantizando la transparencia en el uso de la información.

7. Seguridad de la información

La IPS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de la información.

Estas medidas incluyen controles de acceso, protección de sistemas, respaldo de información y capacitación constante del personal en el manejo adecuado de los datos.

8. Confidencialidad

Toda la información recolectada será tratada con estricta confidencialidad, limitando su acceso únicamente al personal autorizado y a las entidades que, por obligación legal, deban conocerla.

9. Transferencia y transmisión

La información podrá ser transferida o transmitida a terceros únicamente cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento o por requerimiento legal.

En estos casos, se garantizará que los terceros cumplan con los estándares de protección de datos.

10. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables, especialmente en lo relacionado con la historia clínica.

11. Procedimientos internos

La institución cuenta con procedimientos internos documentados para la gestión de la información, garantizando su correcto manejo y control.

12. Control y auditoría

Se realizan auditorías internas periódicas con el fin de verificar el cumplimiento de esta política y garantizar la mejora continua en los procesos.

13. Responsabilidad institucional

La IPS es responsable de la adecuada implementación de esta política y del cumplimiento de las disposiciones legales en materia de protección de datos personales.

14. Actualización de la política

La institución podrá modificar esta política en cualquier momento, publicando las actualizaciones correspondientes y garantizando su conocimiento por parte de los usuarios.

15. Vigencia

La presente política entra en vigencia a partir de su publicación y se mantendrá vigente mientras la institución continúe realizando tratamiento de datos.

16. Derechos de los titulares

Los titulares de la información tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales.

También podrán presentar consultas o reclamos relacionados con el uso de su información.

17. Atención de consultas

La IPS garantiza mecanismos adecuados para la atención de consultas sobre datos personales.

18. Procedimiento para reclamos

Los titulares podrán presentar reclamos para la corrección o eliminación de datos.

19. Canales de atención

La institución dispone de canales físicos, telefónicos y digitales para la atención de solicitudes.

20. Protección de datos sensibles

Se dará un tratamiento especial a los datos sensibles, especialmente los relacionados con la salud.

21. Información de menores

El tratamiento de datos de menores se realizará respetando su interés superior.

22. Cumplimiento normativo

La IPS cumple con la legislación colombiana vigente en protección de datos personales.